«Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занятому человеку…»

19.11.2016

«Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занятому человеку…»

«Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занятому человеку…» — цитата, предваряющая наши размышления, принадлежит Уинстону Черчиллю – человеку, безусловно, ценящему время. Но как человек, и без того занятой, может взять на себя дополнительные задачи?
Дело в том, что занятые люди лучше всего владеют наукой тайм-менеджмента, видимо, поэтому при невероятной, казалось бы, загруженности они умудряются все успевать. А, возможно, это просто привычка все успевать. Как же научиться всему вышеперечисленному?

Жаль, но предприятий, производящих время, в мире пока еще не открыто. Не явил разум человеческий миру и аппарат для растягивания временных промежутков. Опыты по изобретению машины времени также не дали положительных результатов. Так что, сталкиваясь с проблемой нехватки времени, нам остается только одно – научиться рационализировать его использование.

Для начала необходимо усвоить одно: все мы располагаем равным количеством времни, у каждого в сутках 24 часа. А вот степень загруженности – у каждого своя. Однако, распределение степени загруженности каждого человека не всегда справедливо, и часто в этом виновен он сам.

Первая ступень успешного тайм-менеджмента — просто перечитать свои должностные обязанности и начать четко следовать им. Тот, кто без вашей помощи плохо справляется со своими обязанностями, так и не научится вверенному ему делу, если все время будет рассчитывать, что выедет на ваших плечах.

В вашей памяти, наверняка, найдется пару примеров, когда вы ловили себя на мысли, что выполняете совершенно ненужную работу, однако же настолько привычную, что исключить ее из «ежедневного рациона» практически не возможно. Во многих организациях лишние действия сводятся к отсутствию автоматизации. В первую очередь из-за недоверия руководства к новшествам и нежелания растрачиваться на приобретение средств автоматизации, исходя из того мнения, что они не оправдают себя. В других организациях настолько привыкают совершать, к примеру, закуп сырья и материалов самостоятельно, что умудряются отказываться даже от бесплатной доставки их поставщиками.

Многие могут не согласиться с тем, что за ними водиться такой грешок, как воровство чужого времени. Но вряд ли кто из руководителей задумывается, что тратит чужое время, когда дает задания вдогонку, когда основная часть работы уже выполнена. Вносим коррективы в уже практически готовый проект, заставляя переделывать большую его часть, а все только потому, что мы забыли снабдить ее исполнителя новыми данными, и он выполнил работу, взяв за основу старый материал. Или сами же отвлекаем сотрудников пустыми разговорами, а потом корим их за то, что они не успели закончить работу в срок.

Не забудьте и следующее: умение четко формулировать свои задания – едва ли не самый важный пункт экономии своего и чужого времени. Давая размытые распоряжения, не уточняя ваших требований к их исполнению, вы неосознанно затягиваете их решение.

Как часто мы, сталкиваясь со сложными задачами, откладываем их на потом, и чем чаще они попадаются нам на глаза, тем глубже зарываем их в кипу невыполненных дел. Хотя, все оказывается не так то сложно и часто сводится к элементарному отсутствию нужной информации для решения данной задачи. Необходимо только лишь собрать все нужные данные и работа заладиться. Вы же, все время натыкаясь на злосчастную папку, начинаете выполнять задание спонтанно и без подготовки, в итоге – ничего так и не добившись – бросаете дело. Проблема часто также кроется в том, что для выполнения сложных дел требуется высшая степень сосредоточенности. Но как часто собственные сотрудники не дают нам ни минуты покоя, отвлекая по каждой мелочи! В таком случае предупредите, что приступаете к важной работе и попросите вас от нее не отвлекать. Поставьте сотовый на режим автоответчика и приступайте к выполнению тех самых сложных задач. Можете даже выделить в своем ежедневном графике «время недоступности», допустим каждый день – с 3-х до 5-ти. Вскоре ваши сотрудники привыкнут к такому распорядку и у них и мысли не будет вас побеспокоить.

Умение откладывать все на последний день – несомненно, болезнь 90% населения земного шара. А, между тем многие из нас не серьезно относятся к срокам часто только потому, что не считают задание стоящим того. Или потому, что его невыполнение не грозит нам значительным ущербом.

Бывает, дело не сходит с мертвой точки, потому что, к примеру, заказчик данного проекта не установил предельные сроки. Кто же мешает сделать это вам самим? Сверьтесь с графиком, определите, за какое время вы можете реально выполнить данную работу, и поставьте решающую галочку в своем ежедневнике. Все! Теперь вы сами себе хозяин, будем надеяться, что достаточно требовательный.

Если плана нет, то ожидать выполнения работ к срокам бесполезно. Поэтому всегда планируйте свою работу. Продумывайте все до мелочей. План на месяц, план на неделю, план на день. И не забывайте анализировать каждый день то, насколько вы придерживаетесь плана. Если чего-то не успели за сегодняшний день, приготовьтесь к тому, что завтра вам придется сделать не только завтрашнюю работу, но и наверстать сегодняшнюю.

Для облегчения планирования своих дел можно разделить их на три группы: неотложные, важные, не столь важные. Такое разделение позволит не нагружать себя всем и сразу и идти последовательно. Не начинать выполнять все дела сразу и, ничего так и не закончив, отбрасывать в конце дня полусырые проекты. Занимайтесь только одним делом, выполнив его, принимайтесь за другое. Помните, жизнь изменчива и любой из пунктов вашего плана может выпасть, будьте готовы тут же заменить его другим. Не теряйте времени даром, заканчивая начатое, но уже никому не нужное дело.

Не забудьте запланировать в своем графике и время на отдых. Это обязательное условие продуктивной работы. Красным по белому внесите время отдыха в свой личный график и старайтесь придерживаться этих пунктов так же усердно, как и иных. Помните, у очень занятых людей может никогда не быть времени отдыха, если его не запланировать. И не экономьте времени, восстанавливать физическую форму и упорядочивать мысли – ежедневная потребность человека.

Источник: pro-business. kz«Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занятому человеку…»

Другие материалы по теме

Добавить комментарий

Яндекс.Метрика